jueves , 18 abril 2019
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Departamento de Administración y Finanzas

Depende directamente del Jefe Técnico Administrativo de Salud y tiene la función de efectuar las labores propias de la administración de los recursos que dirige el Depto. (recursos financieros, humanos y físicos). Así como también es responsable de los registros y generación de informes financieros y contables, propios.

Dependen de esta sección, las unidades de Contabilidad, Adquisiciones, Personal y Remuneraciones.

Funciones:
1. Reportar periódicamente al Alcalde, Director del Departamento de Salud, y Jefe Técnico Administrativo del Depto. De Salud, información financiero contable del Presupuesto en ejecución vigente y de los programas, y preparar informes relativos a la revisión de la Contraloría General de la República e Instituciones mandantes de los programas.
2. Elaborar informes de gestión periódicos para el control y seguimiento de procesos de pagos y presupuestos para Contraloría, Subdere y otros.
3. Integrar el Comité de Coordinación Financiera Municipal, con el fin de monitorear mensualmente la marcha de Ingresos y Gastos, de las áreas de Salud, Educación y Municipio.
4. Integrar el Comité de Inversión Municipal, con el fin de monitorear mensualmente la marcha de la Inversión, tanto de fondos propios como externos de las áreas de Salud, Educación y Municipio.
5. Ejecutar el correcto cumplimiento de las normas y procedimientos de pagos, proponiendo mejoras a los sistemas de control.
6. Elaborar y proponer el proyecto de presupuesto anual considerando un análisis previo de los objetivos trazados en salud realizando proyecciones para el año siguiente.
7. Gestionar el expediente de Pago a proveedores a través del sistema de contabilidad, realizando ingresos de los decretos de pago y cancelar según características contables.
8. Llevar contabilidad, controlando los ingresos y egresos del Departamento en base al presupuesto disponible.
9. Realizar conciliación bancaria, revisando todos aquellos cheques cobrados y pendientes.
10. Administrar al personal a su cargo.
11. Ingresar al sistema contable municipal las transferencias de recursos provenientes de convenios y programas.
12. Llevar la contabilidad del los programas ejecutados mediante Convenios con otras instituciones.
13. Mantener actualizado el sistema de control interno contable y administrativo.
14. Registrar y controlar la ejecución financiero contable de los convenios.
15. Administración y utilización del sistema computacional de Contabilidad Gubernamental del Area de Salud Municipal.
16. Adoptar las providencias necesarias para el adecuado cumplimiento de la Ley Nro. 20.285 de Transparencia y acceso a la Información Pública.
17. Cumplir con las demás funciones que su superior directo le señale, de acuerdo a la naturaleza de sus funciones y que estén dentro del Marco Legal.

Oficina de Adquisiciones
Dependerá jerárquicamente del jefe de Administración y Finanzas y será la unidad encargada de proveer a las unidades del Departamento de Salud Municipal, de los elementos necesarios para un óptimo funcionamiento.

FUNCIONES:
1. Dirigir y coordinar la programación de los bienes y servicios solicitados por las diferentes unidades del Departamento de Salud Municipal.
2. Elaborar y ejecutar el Plan Anual de Contrataciones y Adquisiciones de la Institución en el marco de la normativa vigente.
3. Presidir el Comité encargado de las adquisiciones de menor cuantía y participar en los procesos de adquisiciones bajo otras modalidades.
4. Verificar la programación de los requerimientos mensuales de bienes y servicios solicitados por las Unidades.
5. Recepción de solicitudes de pedido de las diferentes unidades del Departamento de Salud Municipal.
6. Cotizar materiales e insumos solicitados.
7. Manejo ley de compras públicas ‘Chile compra’
8. Confeccionar cuadros comparativos, cuando la compra es sobre 3 UTM.
9. Confeccionar Órdenes de Compra atingentes al Area de Salud o Extrapresupuestaria.
10. Retirar y despachar la mercadería a las diferentes unidades del Departamento de Salud Municipal.
11. Registro de Ordenes de Compras y Facturas.
12. Realizar compras de los diversos Proyectos de Salud, con financiamiento propio.
13. Rendir cuentas al organismo correspondiente.
14. Estar en permanente comunicación con el Jefe(a) de Finanzas.
15. Administración y utilización del sistema computacional de Adquisiciones del Área de Salud Municipal.
16. Y las demás funciones que le encomiende el Reglamento de Adquisiciones correspondiente.
17. Coordinar elaboración de Bases Administrativas y Técnicas con la unidad jurídica de salud
18. Cumplir con las demás funciones que le encomiende su superior directo, y de acuerdo a la naturaleza de sus funciones y que estén dentro del Marco Legal.

Oficina de Inventario
Dependerá jerárquicamente del jefe de Administración y Finanzas y entre sus funciones se encuentran las siguientes.
1. Planear, organizar, dirigir y controlar las actividades encaminadas a identificar, registrar y actualizar los bienes muebles del Departamento de Salud Municipal.
2. Proponer, diseñar y confeccionar las planillas de altas y bajas de las especies.
3. Preparar decretos que den de baja las especies inutilizadas, de acuerdo a las normas legales y reglamentarias vigentes, proceder a su traslado a la bodega de excluidos, para su remate u otros fines.
4. Cotejar periódicamente los inventarios para su actualización.
5. Confeccionar toda documentación relacionada con inventarios (bajas, altas,etc.)
6. Realizar catastro del estado y tenencia efectiva de los insumos entregados a los establecimientos, mediante visitas en terreno y trabajo coordinado con las postas y CESFAM.
7. Llevar un registro actualizado de bienes por cada unidad.
8. Coordinar la entrega de materiales de proyectos o aquellos llegados desde el Ministerio de Salud.
9. Realizar informe de aquellos bienes inmuebles y vehículos, para su posterior reposición o depreciación, o para contestación de seguros o lo que se estime conveniente.
10. Enviar periódicamente a las dependencias del Departamento de Salud Municipal, el listado de sus bienes respectivos y con la numeración correspondiente.
11. Prestar apoyo en todas las actividades requeridas por la Unidad de Adquisiciones.
12. Administración y utilización del sistema computacional de Inventario del Area de Salud Municipal.
13. Y las demás funciones que le encomiende el Reglamento de Inventario correspondiente.
14. Cumplir con las demás funciones que le encomiende su superior directo, y de acuerdo a la naturaleza de sus funciones y que estén dentro del Marco Legal.

Oficina de Personal
Dependerá jerárquicamente del jefe de Administración y Finanzas y entre sus funciones se encuentran las siguientes:
1. Proponer las políticas generales de administración de personal.
2. Administrar el sistema de personal de la Municipalidad, aplicando las técnicas de selección, descripción, especificación y evaluación de los cargos.
3. Mantener registros actualizados del personal en los cuales se consignen materias relacionadas con nombramientos, calificaciones, promociones, escalafones, medidas disciplinarias, permisos administrativos, feriados, licencias médicas, renuncias.
4. Velar por la adecuada designación y distribución del personal en las diferentes unidades municipales y aplicar las normas sobre carrera funcionaria.
5. Confección de contratos de trabajo del personal de administración a honorarios, decretos de nombramientos y cese de funciones, con la correspondiente tramitación a Contraloría General de la República, a través de las formalidades administrativas establecidas por la Municipalidad.
6. Preparación de los antecedentes, control interno y traspaso oportuno de la información necesaria, con la documentación de respaldo, para consolidar el correcto calculo en el pago de las remuneraciones del personal de Salud Municipal.
7. Actualización permanente de las condiciones de cada trabajador ante eventuales modificaciones de la legalidad vigente administrativa, con registro y control de permisos, feriados, capacitación, licencias médicas, incorporándolos a sus carpetas personales.
8. Velar el cumplimiento de las disposiciones que regulan las facilidades de ausentarse de su jornada laboral, de aquellos funcionarios que envisten la calidad de directores de asociación gremial que permitan asegurar el cumplimiento irrestricto de la normativa legal vigente.
9. Colaborar en la elaboración y actualización de reglamentos que se adscriban a materias especificas tales como, concursos públicos, carrera funcionaria, calificaciones y cálculo del mérito, capacitaciones y otros que determinen la aplicación del estatuto de atención primaria de salud municipal, para su presentación en
las instancias municipales pertinentes.
10. Colaborar en la confección del programa anual de capacitación del personal adscrito en coordinación con el Comité de capacitación, en concordancia a los lineamentos que establézcala administración de salud, previa aprobación de la autoridad comunal.
11. Calcular y registrar en hojas de trabajo, los porcentajes individuales para las asignaciones que se incorporan en las remuneraciones de los funcionarios correspondientes al merito, estímulos por cumplimiento de metas, desempeño en condiciones difíciles y otras de índole análogas derivadas de la aplicación del estatuto de atención primaria, según corresponda.
12. Elaborar y ejecutar programas de prevención de riesgo, de acuerdo a las políticas de prevención que el municipio designe.
13. Emisión de certificados relativos al quehacer funcionario de los trabajadores de los establecimientos dependientes del departamento de salud municipal.
14. Firmar certificados de remuneraciones, antigüedad, etc. y los formularios de solicitud de crédito de las cajas de compensación, cooperativas y formulario de tramitación de cargas familiares, entre otros relativos a la materia y credenciales de salud para el personal.
15. Mantener actualizada la hoja de vida de cada funcionario con sus respectivas anotaciones de mérito y demérito según corresponda, lo que servirá de insumo y respaldo para el proceso de calificaciones del personal.
16. Habilitación y mantención de un libro de registro de Investigaciones y sumarios administrativos del personal.
17. Proponer y ejecutar Políticas de desarrollo organizacional tendientes a mejorar la productividad laboral.
18. Efectuar la tramitación administrativa de las resoluciones finales de los sumarios e investigaciones sumarias del área de salud, y el registro de estos actos, velando por el cumplimiento de los plazos en estas actuaciones.
19. Fiscalizar los sistemas para el control de la asistencia y el cumplimiento del horario de trabajo del personal municipal.
20. Efectuar en coordinación con la Dirección de Administración y Finanzas, el control presupuestario de los gastos del personal.
21. Administración y utilización del sistema computacional de Personal del Area de Salud Municipal.
22. Cumplir con las demás funciones que le encomiende su superior directo, y de acuerdo a la naturaleza de sus funciones y que estén dentro del Marco Legal.

Oficina de Remuneraciones
Dependerá Jerárquicamente del Jefe de Administración y Finanzas, y será la unidad encargada de realizar el proceso de remuneraciones de todos los funcionarios de las Unidades del Departamento de Salud Municipal.
Funciones:
1. Confeccionar las plantillas de remuneraciones y de cotizaciones previsionales del personal.
2. Confeccionar procesos de pagos de Horas extras, Bono Escolar, Aguinaldos, Proceso de Declaración Renta.
3. Ingresar la información mensual de pago de remuneraciones y su cálculo en sistema computacional.
4. Confeccionar certificados u otros documentos que guarden relación con sueldos.
5. Confeccionar planillas de subsidios por licencias médicas y accidentes del trabajo.
6. Hacer planillas de reintegros y petición de devolución de imposiciones
7. Ejecución de las actividades de remuneraciones y subsidios
8. Velar por el cumplimiento de las leyes previsionales y sociales
9. Proponer e implementar metodologías técnicas para optimizar su funcionamiento.
10. Presentar informes periódicos sobre la gestión administrativa de su cargo.
11. Participar en las comisiones técnicas que estén relacionadas con las actividades que desarrolla la unidad de Personal.
12. Firmar cheques de pagos de previsión y descuentos a terceros.
13. Atención de consultas relacionadas con sueldos.
14. Estar en permanente comunicación con el Jefe(a) de Finanzas.
15. Administración y utilización del sistema computacional de Remuneraciones del Area de Salud Municipal.
16. Cumplir con las demás funciones que le encomiende su superior directo, y de acuerdo a la naturaleza de sus funciones y que estén dentro del Marco Legal.

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